Новости
23 Апреля 2024
19 Апреля 2024
10 Апреля 2024
НОВОСТИ КОМПАНИИ. Инструмент LEAN – SOP (Стандартные Операционные Процедуры)
23 Июня 2009
Теплая солнечная погода стоит за окном, лето – пора отпусков, пикников, вечерних и ночных прогулок…Ах, хочется так организовать работу, чтобы времени хватало и на рабочее отведенное время и оставалось на личные дела, хобби, интересы, встречи с друзьями и т.д. На самом деле из личного опыта могу рассказать, что система Бережливого производства/офиса помогает организовать, дисциплинировать, повысить свою эффективность не только на работе, но даже дома.
В предыдущей статье о внедрении Бережливого офиса/производства мы рассказывали о системе карточки Канбан. Сегодня предлагаю совершить путешествие во внутренние процессы компании и рассмотреть их с помощью инструмента SOP (Standard Operation Procedure) – Стандартные операционные процедуры.
Очень часто нам приходиться сталкиваться с такими проблемами как неравномерное распределение работы между сотрудниками или между отделами. Где-то процесс (работа) остановилась, потому что сотрудник ушел в отпуск или заболел, или же сотрудник (со всеми навыками, знаниями) уволился из компании, или взяли на работу нового сотрудника. Какой результат? Процесс (работа) встала, т.к. дальше никто не знает кто, и за какую работу несет ответственность, где заканчивается ответственность одного сотрудника и начинается ответственность другого. Все эти вопросы, своего рода «торможения», возникают на каждом предприятии, и не важно, с чем связана сфера деятельности сотрудников, будь-то офисная, административная или производственная. Все эти «торможения», из-за неэффективного распределения персонала, являются дефектами, не приносящими ценности, как для клиента, так и для компании. Любой компании нужно поддерживать конкурентоспособность, поэтому менеджерам любого звена нужно концентрироваться на затратах. Как известно по статистике из публикуемых источников, что на административные, офисные расходы приходится основная часть себестоимости товара или услуги.
Такой простой и понятный инструмент как SOP помогает без лишних затрат для компании устранять действия/процессы не приносящие ценности. Стандартная операционная процедура пишется для того, чтобы процессы были «прозрачными», соблюдался требуемый уровень качества, последовательность работ. Этот документ показывает, что нужно делать шаг за шагом. По своей сути SOP отвечает на такие вопросы: «Как это сделать?», «Как делали это раньше?» и т.д.
Дело в том, что мы привыкли передавать информацию из уст в уста, подсказывая коллеге как что-то нужно сделать. Если нужно установить программное обеспечение, то традиционно мы вызываем системного администратора (сотрудника с высокой оплатой труда) и просим установить ПО, таким образом, наши высокооплачиваемые сотрудники выполняют «дешевую работу». И именно этой работы будет «вагон и маленькая тележка», а вот на интересные, дорогие проекты/задачи времени хватать совсем не будет. Возникнут переработки, как следствие оплата сверхурочных или невыполненные в срок задачи.
В нашей компании имеется целый БАНК отличных результатов применения инструмента SOP:
- визуализированы процессы там, где ранее было не понятно, как они действовали. Такая «прозрачность» помогает нам быстро определить точку сбоя или «узкое место» и так же быстро устранить его, если такое случается;
- сотрудники самостоятельно могут производить действия по установке программного обеспечения. Это занимает теперь 3-5 мин., тогда как ранее, занимало от 15мин. до нескольких дней, т.к. нужно было написать заявку системному администратору;
- если периодичность некоторых проектов случается не каждый день, а например 1 раз в месяц или 1 раз в 2 месяца, то всегда можно открыть SOP и посмотреть последовательность действий, т.е. с чего же нужно начать чтобы не изобретать процесс заново;
- если вдруг случается, что появляется вакантная должность, то новому сотруднику легко понять, что от него требуется на этом посту и какие задачи перед ним стоят;
- SOP помогает руководителям отделов понимать все процессы, осуществлять необходимый контроль и принимать правильные управленческие решения.
Никогда нельзя забывать, что любой процесс – это живой организм. Требуется редактирование, внесение изменений, только так с каждым разом процесс будет приближаться к идеальному состоянию.
Достоинств много, кто-то может возразить, что подобное было и в Советском союзе, только называлось Инструкция. Да, действительно это было. Были и есть книги по «Организации труда», но российские компании с легкостью простились с прошлым, не создав взамен ничего нового. Российское Управление, как теория отсутствует, и мы читаем книги, смотрим на опыт зарубежных компаний. Так в Добрый Путь, Коллеги! Давайте применять, адаптировать, усовершенствовать и разрабатывать наши принципы управления компанией.
В предыдущей статье о внедрении Бережливого офиса/производства мы рассказывали о системе карточки Канбан. Сегодня предлагаю совершить путешествие во внутренние процессы компании и рассмотреть их с помощью инструмента SOP (Standard Operation Procedure) – Стандартные операционные процедуры.
Очень часто нам приходиться сталкиваться с такими проблемами как неравномерное распределение работы между сотрудниками или между отделами. Где-то процесс (работа) остановилась, потому что сотрудник ушел в отпуск или заболел, или же сотрудник (со всеми навыками, знаниями) уволился из компании, или взяли на работу нового сотрудника. Какой результат? Процесс (работа) встала, т.к. дальше никто не знает кто, и за какую работу несет ответственность, где заканчивается ответственность одного сотрудника и начинается ответственность другого. Все эти вопросы, своего рода «торможения», возникают на каждом предприятии, и не важно, с чем связана сфера деятельности сотрудников, будь-то офисная, административная или производственная. Все эти «торможения», из-за неэффективного распределения персонала, являются дефектами, не приносящими ценности, как для клиента, так и для компании. Любой компании нужно поддерживать конкурентоспособность, поэтому менеджерам любого звена нужно концентрироваться на затратах. Как известно по статистике из публикуемых источников, что на административные, офисные расходы приходится основная часть себестоимости товара или услуги.
Такой простой и понятный инструмент как SOP помогает без лишних затрат для компании устранять действия/процессы не приносящие ценности. Стандартная операционная процедура пишется для того, чтобы процессы были «прозрачными», соблюдался требуемый уровень качества, последовательность работ. Этот документ показывает, что нужно делать шаг за шагом. По своей сути SOP отвечает на такие вопросы: «Как это сделать?», «Как делали это раньше?» и т.д.
Дело в том, что мы привыкли передавать информацию из уст в уста, подсказывая коллеге как что-то нужно сделать. Если нужно установить программное обеспечение, то традиционно мы вызываем системного администратора (сотрудника с высокой оплатой труда) и просим установить ПО, таким образом, наши высокооплачиваемые сотрудники выполняют «дешевую работу». И именно этой работы будет «вагон и маленькая тележка», а вот на интересные, дорогие проекты/задачи времени хватать совсем не будет. Возникнут переработки, как следствие оплата сверхурочных или невыполненные в срок задачи.
В нашей компании имеется целый БАНК отличных результатов применения инструмента SOP:
- визуализированы процессы там, где ранее было не понятно, как они действовали. Такая «прозрачность» помогает нам быстро определить точку сбоя или «узкое место» и так же быстро устранить его, если такое случается;
- сотрудники самостоятельно могут производить действия по установке программного обеспечения. Это занимает теперь 3-5 мин., тогда как ранее, занимало от 15мин. до нескольких дней, т.к. нужно было написать заявку системному администратору;
- если периодичность некоторых проектов случается не каждый день, а например 1 раз в месяц или 1 раз в 2 месяца, то всегда можно открыть SOP и посмотреть последовательность действий, т.е. с чего же нужно начать чтобы не изобретать процесс заново;
- если вдруг случается, что появляется вакантная должность, то новому сотруднику легко понять, что от него требуется на этом посту и какие задачи перед ним стоят;
- SOP помогает руководителям отделов понимать все процессы, осуществлять необходимый контроль и принимать правильные управленческие решения.
Никогда нельзя забывать, что любой процесс – это живой организм. Требуется редактирование, внесение изменений, только так с каждым разом процесс будет приближаться к идеальному состоянию.
Достоинств много, кто-то может возразить, что подобное было и в Советском союзе, только называлось Инструкция. Да, действительно это было. Были и есть книги по «Организации труда», но российские компании с легкостью простились с прошлым, не создав взамен ничего нового. Российское Управление, как теория отсутствует, и мы читаем книги, смотрим на опыт зарубежных компаний. Так в Добрый Путь, Коллеги! Давайте применять, адаптировать, усовершенствовать и разрабатывать наши принципы управления компанией.
До новых встреч,
Наталья
Наталья